Wat begon als een interne oplossing voor documentverwerking bij Ixor, groeide uit tot een volwaardig SaaS-platform dat vandaag meer dan 70 miljoen documenten per jaar verwerkt. Het verhaal van Dokapi is het verhaal van een spin-off die de markt veroverde.
De context
In 2019 kwamen de eerste klanten bij Ixor aankloppen met een concreet probleem: ze moesten documenten naar Doccle versturen, maar hadden geen gestroomlijnde manier om dat te doen. Kort daarna werd de B2G-verplichting een feit, wie facturen naar de overheid wilde sturen, moest dat elektronisch doen via Peppol. Veel bedrijven stonden voor een regelgevende muur.
E-invoicing klinkt eenvoudig, maar de realiteit is allesbehalve dat. Elk land heeft eigen regels, eigen formaten, eigen deadlines. België verplicht Peppol voor B2G, Duitsland werkt met XRechnung, Frankrijk met Factur-X. En dan zijn er nog de hybride situaties: bedrijven die tegelijk met gestructureerde XML-facturen en klassieke PDF's werken. Wie dat allemaal handmatig moet beheren, verdrinkt in complexiteit.
Met VLAIO-subsidie startte Ixor in 2020 aan de ontwikkeling van wat uiteindelijk Dokapi zou worden: een API-first platform dat al die complexiteit voor jou oplost achter één uniforme interface.
De menselijke kant
Achter elke factuur zit iemand. Een boekhouder die om 17u nog tientallen facturen moet verwerken. Een ontwikkelaar die een e-invoicing integratie moet bouwen in een ERP-systeem, maar geen expert is in Peppol of UBL. Een CFO die zich zorgen maakt over compliance terwijl de regelgeving elk jaar verandert.
Wat we keer op keer hoorden: het probleem is niet de individuele factuur, maar de veelheid aan formaten, kanalen en uitzonderingen. Een bedrijf dat facturen ontvangt als PDF, als UBL-XML én via Peppol, moet drie verschillende verwerkingsstromen onderhouden. Dat kost tijd, dat kost geld, en het leidt tot fouten die pas weken later opduiken.
Voor softwareleveranciers — ERP-bouwers, boekhoudpakketten, CRM-systemen — is het probleem nog groter. Zij moeten hun klanten compliant maken in meerdere landen tegelijk, zonder voor elk land een aparte integratie te bouwen. Elke maand veranderen er regels, en elke fout kan een boete betekenen.
De oplossing
We bouwden Dokapi als een API-first platform met drie kernpijlers, elk ontworpen om één specifiek probleem op te lossen.
- Peppol API: Eén integratie voor het versturen en ontvangen van e-facturen via het Peppol-netwerk. Dokapi is gecertificeerd Access Point en handelt de volledige compliance af — van validatie tot verzending — zodat de klant zich daar niet mee hoeft bezig te houden.
- Conversion API: Zet elk factuurformaat om naar UBL of een ander gestructureerd formaat, zonder dat de gebruiker diepgaande kennis nodig heeft van de onderliggende standaarden. Van PDF naar UBL, van Factur-X naar Peppol BIS 3 — de API doet het zware werk.
- Recognition API: AI-gestuurde herkenning die data extraheert uit ongestructureerde documenten — gescande facturen, PDF's, afbeeldingen. Het systeem leert continu bij op basis van bedrijfsspecifieke regels en feedback, en bereikt een nauwkeurigheid van 97%.
De technologie: machine learning op schaal
Achter de Recognition API schuilt een volwaardig machine learning-platform dat Ixor van de grond af heeft opgebouwd. Geen kant-en-klaar OCR-pakket met een API eromheen, maar eigen getrainde modellen die specifiek zijn ontwikkeld voor financiële documenten.
Het trainen van die modellen begon met een fundamentele uitdaging: facturen zijn verrassend divers. Elk bedrijf gebruikt een ander template, een andere structuur, andere veldnamen. Een leveranciersnummer staat bij de ene onderaan links, bij de andere bovenaan rechts, en soms ontbreekt het helemaal. Klassieke regelgebaseerde systemen breken daar op af. Machine learning niet.
We bouwden een trainings-pipeline die continu nieuwe documenten verwerkt en de modellen bijscherpt. Wanneer een klant een correctie doorvoert, een verkeerd herkend bedrag, een fout BTW-nummer dan vloeit die feedback terug naar het model. Niet als eenmalige fix, maar als structurele verbetering. Hoe meer documenten het systeem verwerkt, hoe nauwkeuriger het wordt. Met 70 miljoen documenten per jaar is dat een vliegwiel dat zichzelf versterkt.
Daarnaast ontwikkelden we bedrijfsspecifieke modellen: varianten die leren van de unieke patronen binnen één organisatie. Een ziekenhuis ontvangt andere facturen dan een bouwbedrijf. Door het basismodel te finetunen op klantspecifieke data, haalt Dokapi een nauwkeurigheid die generieke oplossingen simpelweg niet kunnen evenaren. Het resultaat: minder manuele correcties, snellere verwerking, en een systeem dat letterlijk slimmer wordt naarmate je het langer gebruikt.
De impact
Dokapi is uitgegroeid tot een zelfstandig bedrijf met een indrukwekkende klantenlijst: Teamleader, Belfius, Securex, Clearfacts, Mobile Vikings en tientallen anderen vertrouwen op Dokapi voor hun documentverwerking.
- 70+ miljoen documenten per jaar verwerkt via het platform — van kleine zelfstandigen tot grote ondernemingen.
- 30+ landen ondersteund met landspecifieke compliance, van België en Duitsland tot Frankrijk en verder.
- 97% nauwkeurigheid bij AI-gestuurde documentherkenning, met continue verbetering via feedbackloops.
- 80% tijdsbesparing bij factuurverwerking door automatisering van validatie, extractie en routering.
Van spin-off tot standaard
Het verhaal van Dokapi illustreert hoe Ixor denkt over productinnovatie. We beginnen niet met een abstract idee, maar met een concreet klantprobleem. We bouwen, testen en itereren, en als een oplossing breder potentieel heeft, laten we die op eigen benen staan.
Dokapi is vandaag een onafhankelijk bedrijf met een eigen team, eigen adviseurs en een eigen koers. Maar de technische fundamenten, de AI-modellen, de cloud-architectuur, de API-design komen rechtstreeks uit de Ixor-keuken. Dat is waar we trots op zijn: niet alleen software bouwen, maar mee bouwen aan bedrijven.
