Bij Orakel Group komt het grootste deel van de bestellingen binnen via e-mail, en elke aanvraag werd tot voor kort volledig manueel omgezet in een offerte in SAP Business One. Ixor bouwde een AI-agent op basis van Claude van Anthropic die dat werk overneemt: van inkomende mail tot concept-offerte. Vandaag wordt 60% van de offerte-mails automatisch verwerkt, en voor die mails daalde de doorlooptijd met 70%.
De context
Orakel Group is een Belgisch bedrijf uit Retie, gespecialiseerd in de productie en distributie van gepersonaliseerde identificatie- en eventmaterialen. Ongeveer 70% van alle bestellingen komt binnen via e-mail: zo'n 3.000 mails per maand, met pieken tot 100 per dag in het voor- en najaar.
Achter elke mail zit hetzelfde handwerk. De klant opzoeken in SAP, of aanmaken als hij nog niet bestaat, inclusief BTW-controle. De gevraagde producten en varianten terugvinden in de catalogus. Transportkosten berekenen. Het meegestuurde artwork opslaan in de juiste klantenmap. En tot slot een antwoordmail opstellen met de offerte erbij.
Dat proces werkt, maar het schaalt niet. Elke extra offerte vraagt extra handen, terwijl Orakel net wil groeien, naar nieuwe productlijnen en andere landen.
De menselijke kant
Voor het salesteam betekent dit dat een groot deel van de dag opgaat aan overtypen: gegevens uit een mail halen en in SAP zetten, veld per veld. Werk dat nauwkeurigheid vraagt, maar weinig expertise. Een tikfout in een adres of een verkeerde productvariant valt pas op wanneer de klant reageert.
Tegelijk zit de echte kennis van Orakel net bij die mensen: welke variant een klant bedoelt als hij het niet precies zegt, welke standaardkeuze logisch is, wanneer een aanvraag extra aandacht verdient. Die kennis verdwijnt vandaag in routinewerk, net in de periodes waarin klanten het snelst een antwoord verwachten.
De aanpak
Het begon met een Start AI-traject, met steun van Agoria en VLAIO. Samen met Orakel brachten we de processen in kaart en zochten we waar AI het meeste verschil kon maken. De offerteverwerking kwam er duidelijk als eerste uit: hoog volume, sterk repetitief, en rechtstreeks gekoppeld aan omzet.
Op basis van die analyse bouwden we de Quote Automation Agent, gebouwd op Claude van Anthropic via de Claude API. De agent doorloopt zes stappen:
- Intake: hij leest de offerte-mailbox, herkent nieuwe aanvragen en haalt er de klant- en productgegevens uit.
- Klant: hij zoekt de klant op in SAP op naam, BTW-nummer of e-maildomein, en maakt nieuwe klanten automatisch aan met BTW-validatie via VIES.
- Offerte: hij koppelt de aanvraag aan de juiste producten en varianten en maakt een concept-offerte aan in SAP, inclusief prijzen en transportkosten.
- Artwork: bijlagen en afbeeldingen worden automatisch opgeslagen in de juiste klantenmap.
- Antwoord: hij stelt een concept-antwoordmail op, gekoppeld aan het offertenummer.
- Review: de medewerker controleert, past aan waar nodig en verstuurt.
We bouwden in korte cycli, met wekelijkse sessies op locatie, demo's en feedback van het salesteam. Zo werd ook zichtbaar waar de agent nog de mist inging. Een benchmark toonde bijvoorbeeld dat fouten vooral zaten in het kiezen van de juiste productvariant. Orakel vulde daarom per productpad standaardwaarden aan die de agent kiest wanneer een mail geen specifieke keuze bevat.
Veel aandacht ging naar conversational design: hoe de agent zijn werk teruggeeft aan de medewerker en hoe het antwoord aan de klant klinkt. Elke antwoordmail volgt dezelfde toon en structuur, ongeacht wie of wanneer de aanvraag behandeld wordt. En omdat de agent de gevraagde producten automatisch koppelt aan de juiste artikels en varianten, hoeft de medewerker niet meer in de catalogus te zoeken.
Het resultaat
Vandaag wordt groot een deel van de offerte-mails automatisch verwerkt: de aanvraag ligt als concept-offerte in SAP en als concept-antwoord in de mailbox. De medewerker hoeft niet meer te typen, alleen nog te controleren en te versturen. De complexere aanvragen gaan naar het team, dat daar nu meer tijd voor heeft.
Cruciaal: de agent verstuurt niets zelf. De mens blijft aan het stuur, de agent doet het voorwerk.
De oplossing draait sinds augustus 2026 in productie, binnen de bestaande omgeving van Orakel: SAP Business One en de bestaande mailbox. Sindsdien verbeteren we de agent iteratief, op basis van feedback van het salesteam. Geen nieuw ERP, geen ander werkproces voor de klant.
De impact
- Voor het salesteam: Het grootste deel van de offerte-mails wordt automatisch verwerkt, en voor die mails daalde de doorlooptijd met 70%. Tijd die nu naar klantcontact en complexere aanvragen gaat.
- Voor de klant: sneller een offerte, met antwoorden die consistent zijn in toon en inhoud. Een sneller antwoord verhoogt de kans dat de offerte een bestelling wordt.
- Voor de datakwaliteit: automatische invoer, productmatching en BTW-validatie halen tikfouten uit het proces.
- Voor Orakel als geheel: meer offertes verwerken met hetzelfde team. En omdat de agent eenmaal gevalideerd is, kan hij uitgerold worden naar andere productlijnen en landen.
Waarom Ixor?
We begonnen niet bij de technologie, maar bij het proces. Het Start AI-traject maakte duidelijk waar de winst zat, en de wekelijkse feedbackrondes zorgden ervoor dat de agent leerde denken zoals het salesteam van Orakel.
Het resultaat is geen chatbot naast het werk, maar een agent in het werk: in de mailbox en in SAP, daar waar de offertes echt gemaakt worden.
