Wanneer VRT NWS zoekt naar een Belgisch voorbeeld van AI die echt werkt, komt het uit in Retie. Het VRT NWS Journaal van 13 uur op 30 september 2026 toonde hoe Orakel Group, samen met Ixor, zijn offertes van mailbox tot SAP automatiseert met een AI-agent. Geen toekomstvisioen, maar een systeem dat sinds augustus in productie draait.
AI haalt dagelijks het nieuws, meestal met grote beloftes of grote zorgen. Wat je minder ziet: een Kempense kmo die AI gewoon inzet waar het pijn doet. Bij Orakel Group is dat de offertemailbox. Vandaag worden de offertemails automatisch voorbereid, en voor die mails daalde de doorlooptijd significant.
Dat VRT NWS precies dit verhaal koos, zegt iets. Goede AI is niet de meest spectaculaire demo. Het is de toepassing die mensen tijd teruggeeft, zonder dat ze het stuur uit handen geven.
VRT NWS bracht het onderwerp onder een duidelijke kop: "Bedrijven gebruiken AI nog te weinig". In de studio werd het item ingeleid met een tweede boodschap: AI wordt ingezet om de druk op personeel te verminderen. Precies dat is wat er in Retie gebeurt.
Daarna trok de VRT-ploeg naar Orakel Group, tussen de productiemachines. Nathalie Breugelmans, COO van Orakel Group, vertelt waarom Orakel de agent inzet: "Wij zitten elk jaar met een seizoenspiek. Om de druk op de collega's te verminderen schakelen we nu de AI-agent in." Stijn Saenen, projectmanager bij Ixor, benadrukt dat zo'n agent ook steeds beter wordt: "We merken dat AI op korte termijn snel vooruitgaat, en we verbeteren de agent heel snel ."
Die boodschap sluit naadloos aan bij hoe het project gebouwd is. De agent neemt het routinewerk over, maar verstuurt niets zelf. Hij doet het voorwerk, de medewerker leest na, past aan en klikt op verzenden.
Orakel Group uit Retie produceert en verdeelt gepersonaliseerde identificatie- en eventmaterialen. Ongeveer 70% van alle bestellingen komt binnen via e-mail. Dat zijn zo'n 3.000 mails per maand, met pieken tot 100 per dag in het voor- en najaar, in vier talen.
Achter elke mail zat hetzelfde handwerk. Klant opzoeken in SAP of aanmaken, BTW-nummer controleren, het juiste product en de juiste variant vinden, transportkosten berekenen, artwork in de juiste klantenmap zetten en een antwoord schrijven. Dat werkt, maar het schaalt niet. Elke extra offerte vraagt extra handen, terwijl Orakel wil groeien naar nieuwe productlijnen en landen.
De echte kennis van Orakel zit bij het salesteam. Zij weten welke variant een klant bedoelt als hij het niet precies zegt, en wie liever gebeld wordt dan gemaild. Maar het grootste deel van hun dag ging naar overtypen, net in de periodes waarin klanten het snelst een antwoord verwachten.
Toen we vroegen wat een oplossing absoluut niet mocht doen, was het antwoord eensgezind: niet zelf mailen naar klanten, en geen nieuw systeem erbij.
Het begon met een Start AI-traject, met steun van Agoria en VLAIO. Samen brachten we de processen in kaart en legden we zes AI-opportuniteiten op tafel. De offerteflow kwam duidelijk bovenaan: hoog volume, sterk repetitief en rechtstreeks gekoppeld aan omzet.
Daarop bouwden we de Quote Automation Agent, op basis van Claude van Anthropic. Hij doorloopt zes stappen:
De agent draait sinds augustus 2026 in productie, binnen de bestaande omgeving: SAP Business One en de bestaande mailbox. Geen nieuw ERP, geen ander werkproces voor de klant.
Het Orakel-project vat samen hoe wij bij Ixor naar AI kijken. Vier principes maakten het verschil.
1. Begin bij het proces, niet bij de technologie. Start AI toonde waar de winst zat voor we één regel code schreven. Van de zes opportuniteiten kozen we de ene met de grootste impact en het meeste draagvlak.
2. De mens blijft aan het stuur. De agent start pas als iemand hem oproept. Offertes en mails blijven concept tot een medewerker ze nakijkt. Zo blijft het persoonlijke klantcontact precies waar het hoort.
3. Een agent in het werk, geen chatbot ernaast. Een los chatmodel kan geen klant opzoeken in SAP, geen BTW-nummer valideren en geen artwork archiveren. Wij bouwen het stuk ertussen: de integraties, de kennisbank en de governance.
4. Beslissen met echte data. Voor de productmatching testten we twee bronnen tegen elkaar met een benchmarkset uit de echte mailbox. We vergeleken nauwkeurigheid en kost per verwerking. Waar de agent twijfelde, legde Orakel standaardkeuzes vast, zodat hij terugvalt op een afspraak in plaats van te gokken.
Daarnaast ging veel aandacht naar conversational design. Per verwerkte aanvraag krijgt de medewerker drie regels in de chat: offertenummer, nieuwe of bestaande klant, en wat er al in SAP stond. Elke antwoordmail volgt dezelfde toon, wie de aanvraag ook behandelt.
Dit resultaat is het werk van twee teams. Aan de kant van Orakel Group stond een salesteam dat elke week tijd vrijmaakte om te testen, fouten aan te wijzen en standaardkeuzes vast te leggen. Aan de kant van Ixor bouwden onze AI-engineers, projectleiding en CTO de agent in korte cycli, met wekelijkse sessies op locatie.
Ons dank gaat naar het hele team van Orakel Group voor het vertrouwen en de openheid, naar VRT NWS voor de aandacht voor AI die werkt, en naar Agoria en VLAIO voor de steun bij het Start AI-traject.
Het item zat in het VRT NWS Journaal van 13 uur op 30 september 2026 op VRT MAX (gratis account nodig).
Herken je dit in jouw bedrijf? Een proces dat draait op mails, kopieerwerk en ervaring in de hoofden van een paar mensen? Dan is er waarschijnlijk meer mogelijk dan je denkt. Met Start AI brengen we in enkele weken in kaart waar AI bij jou het verschil maakt, met tot 70% subsidie via VLAIO. Neem contact op of lees meer over Start AI.
